ODMOWA UDOSTĘPNIENIA INFORMACJI PUBLICZNEJ I UMORZENIE POSTĘPOWANIA-NAJCZĘSTSZE BŁĘDY ORGANÓW.

Prawo dostępu do informacji publicznej jest jedną z podstawowych gwarancji transparentności działania administracji. Zgodnie z art. 1 i 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej, każda informacja o sprawach publicznych podlega udostępnieniu, a od wnioskodawcy nie wolno żądać wykazania interesu prawnego ani faktycznego. W praktyce urzędowej problemy nie pojawiają się przy samym udostępnianiu informacji, lecz w sytuacjach, gdy organ nie może lub nie powinien jej udostępnić. Wtedy pojawia się kluczowe pytanie: kiedy należy napisać zwykłe pismo informacyjne, a kiedy obowiązkowo wydać decyzję administracyjną?

To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie, ponieważ błędna forma załatwienia wniosku niemal zawsze kończy się skargą na bezczynność albo uchyleniem rozstrzygnięcia przez sąd administracyjny.

Procedura dostępu do informacji ma charakter „hybrydowy”

Jak wskazuje doktryna i orzecznictwo, postępowanie w sprawie udostępnienia informacji publicznej ma charakter hybrydowy.

Co to oznacza w praktyce?

Przez większość czasu organ działa poza k.p.a. – udostępnia informację czynnością materialno-techniczną. Dopiero w sytuacji, gdy pojawiają się przesłanki odmowy albo umorzenia, organ wchodzi w tryb jurysdykcyjny i musi stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

To jest moment, w którym najczęściej pojawiają się błędy.

Kiedy nie NALEŻY wydać decyzji odmownej?

Decyzję można wydać wyłącznie wtedy, gdy:

wniosek dotyczy informacji publicznej,
podmiot jest zobowiązany z art. 4 u.d.i.p.,
informacja znajduje się w jego posiadaniu,
nie jest udostępniona w BIP,
istnieją ustawowe przesłanki ograniczenia jawności.

Jeżeli organ uznaje, że żądana informacja nie jest informacją publiczną, nie wolno wydawać decyzji odmownej. Wtedy należy udzielić odpowiedzi w formie pisma informacyjnego.

To jedna z najczęstszych przyczyn przegrywanych spraw przed WSA.

Przesłanki odmowy – art. 5 u.d.i.p.

Odmowa może nastąpić wyłącznie z powodów wskazanych w ustawie, w szczególności gdy zachodzi:

ochrona informacji niejawnych,
inne tajemnice ustawowo chronione,
prywatność osoby fizycznej,
tajemnica przedsiębiorcy,
brak wykazania szczególnie istotnego interesu publicznego przy informacji przetworzonej.

Ograniczenia te muszą być interpretowane ściśle, z uwzględnieniem zasady proporcjonalności wynikającej z Konstytucji.

Elementy decyzji odmownej
– o czym organy zapominają

Decyzja odmowna musi spełniać wszystkie wymogi z art. 107 k.p.a., ale to nie wszystko.

Zgodnie z art. 16 ust. 2 u.d.i.p. uzasadnienie musi dodatkowo zawierać:

imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły stanowisko w sprawie,
wskazanie podmiotów, ze względu na których dobra odmówiono udostępnienia informacji.

Brak tych elementów jest wadą decyzji.

Sądy bardzo rygorystycznie podchodzą do tej kwestii.

Umorzenie postępowania
– instytucja prawie nieznana
w praktyce

Art. 14 ust. 2 u.d.i.p. wprowadza szczególną sytuację, gdy:

nie można udostępnić informacji w sposób wskazany we wniosku,
organ powiadomił wnioskodawcę, jak może ją udostępnić,
wnioskodawca w ciągu 14 dni nie zmienił wniosku.

Dopiero wtedy organ ma obowiązek wydać decyzję o umorzeniu postępowania.

W praktyce organy niemal nigdy tego nie robią — pozostają w bezczynności albo udzielają nieprawidłowej odpowiedzi.

Koszty udostępnienia informacji – pole minowe dla urzędów

Dostęp do informacji jest bezpłatny (art. 7 ust. 2 u.d.i.p.). Opłata może dotyczyć wyłącznie dodatkowych, rzeczywistych kosztów związanych ze sposobem udostępnienia informacji.

Nie wolno:

wprowadzać cenników,
stosować stawek ryczałtowych,
uzależniać udostępnienia informacji od zapłaty.

Najpierw musi być powiadomienie, a brak udostępnienia informacji z powodu oczekiwania na opłatę jest traktowany jako bezczynność.

To jeden z najczęściej przegrywanych zarzutów w sprawach przed WSA.

Dlaczego te sprawy są tak często przegrywane przez organy?

Bo błędy nie dotyczą prawa materialnego, lecz:

złej formy załatwienia wniosku,
niezastosowania k.p.a. tam, gdzie jest to obowiązkowe,
braków w uzasadnieniu decyzji,
nieprawidłowego stosowania art. 14 i 15 u.d.i.p.

To są błędy proceduralne, które sąd wychwytuje natychmiast.

Zaproszenie na praktyczne warsztaty APS

Jeżeli w Państwa jednostce pojawiają się wątpliwości:

kiedy pisać pismo, a kiedy wydawać decyzję,
jak prawidłowo przygotować decyzję odmowną,
jak przeprowadzić procedurę umorzenia,
jak prawidłowo naliczać koszty,

zapraszamy na praktyczne warsztaty online Akademii Prawa Samorządowego:

„Odmowa udzielenia informacji publicznej i umorzenie postępowania – praktyczne warsztaty”

📅 5 lutego 2026 r.💻 szkolenie online💰 299 zł/os (zwolnienie z VAT)

Podczas warsztatów uczestnicy krok po kroku przygotują wzory decyzji administracyjnych, powiadomień i pism, które będzie można wykorzystać w urzędzie już następnego dnia.

KLIKNIJ TUTAJ ABY SIĘ ZAREJESTROWAĆ NA SZKOLENIE❗📢

Odmowa udzielenia informacji publicznej i umorzenie postępowania - najczęstsze błędy organów.