Wprowadzenie

Z dniem 1 stycznia 2026 roku wchodzi w życie istotna nowelizacja Kodeksu pracy, która fundamentalnie zmienia zasady wliczania okresów zatrudnienia. Zmiany te, wprowadzone ustawą z dnia 26 września 2025 r., będą miały bezpośredni wpływ na obowiązki pracodawców z sektora finansów publicznych, w tym urzędów gmin, starostw powiatowych i samorządowych jednostek organizacyjnych. Celem niniejszego artykułu jest omówienie kluczowych zmian w przepisach i wskazanie, w jaki sposób jednostki samorządu terytorialnego powinny przygotować się na ich wdrożenie.

1. Na czym polega kluczowa zmiana w Kodeksie pracy?

Ustawa z dnia 26 września 2025 r. wprowadza do Kodeksu pracy nowe artykuły, w szczególności art. 302¹ i 302². Najważniejsza zmiana polega na znacznym rozszerzeniu katalogu okresów, które będą wliczane do ogólnego okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Zgodnie z nowymi przepisami, do okresu zatrudnienia będą zaliczane między innymi następujące okresy:

• Okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej.
• Okresy współpracy przy prowadzeniu tej działalności.
• Okresy wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu.
• Udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
• Okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem.

Warunkiem wliczenia większości powyższych okresów jest opłacanie w ich trakcie składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Należy również pamiętać, że w przypadku gdy różne okresy wliczane do okresu zatrudnienia nakładają się na siebie (np. jednoczesne prowadzenie działalności gospodarczej i praca na etacie), do okresu zatrudnienia wlicza się okres najkorzystniejszy dla pracownika.

2. Jakie będą praktyczne konsekwencje dla jednostek samorządu terytorialnego?

Jako jednostki sektora finansów publicznych, urzędy gmin, starostwa powiatowe i inne samorządowe jednostki organizacyjne są zobowiązane stosować nowe przepisy od dnia ich wejścia w życie, czyli od 1 stycznia 2026 r. (zgodnie z Art. 6 pkt 1 nowelizacji). Nowelizacja wprowadza fundamentalne rozróżnienie na dwa rodzaje okresów zatrudnienia, które wpływają na różne uprawnienia pracownicze:

• Ogólny okres zatrudnienia, do którego wlicza się m.in. okresy prowadzenia działalności gospodarczej czy pracy na umowach cywilnoprawnych u dowolnego podmiotu. Wpływa on przede wszystkim na uprawnienia takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego.
• Okres zatrudnienia u danego pracodawcy, który zostaje rozszerzony o wcześniejsze okresy pracy na rzecz tego samego pracodawcy na podstawie umów cywilnoprawnych. Ma to znaczenie głównie dla uprawnień takich jak długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odprawy pośmiertnej.

Zmiana w sposobie liczenia okresu zatrudnienia wpłynie bezpośrednio na wymiar kluczowych uprawnień pracowniczych.

• Wymiar urlopu wypoczynkowego: Dla Państwa jednostki oznacza to, że pracownik, po udokumentowaniu dodatkowych okresów, może przekroczyć próg 10 lat ogólnego okresu zatrudnienia. W takim przypadku wymiar jego urlopu wypoczynkowego wzrośnie z 20 do 26 dni (zgodnie z Art. 154 § 1 Kodeksu pracy, Dz.U.2025.277 t.j.).
• Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę: Okres zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego zależy długość wypowiedzenia (zgodnie z Art. 36 § 1 Kodeksu pracy), również ulegnie rozszerzeniu. Zgodnie z nowym Art. 302¹ § 8, do tego okresu wlicza się również czas świadczenia pracy na rzecz Państwa jednostki na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia czy umowy agencyjnej, która poprzedzała nawiązanie stosunku pracy. Może to skutkować wydłużeniem okresu wypowiedzenia dla pracowników.
• Wysokość odprawy pośmiertnej: Wysokość tego świadczenia jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy (do 10 lat, co najmniej 10 lat, co najmniej 15 lat). Doliczenie dodatkowych okresów świadczenia pracy na rzecz Państwa jednostki na innej podstawie niż umowa o pracę może skutkować przyznaniem rodzinie zmarłego pracownika odprawy w wyższej wysokości (zgodnie z Art. 93 § 2 Kodeksu pracy).

3. Nowe obowiązki pracodawcy i pracownika – proces dokumentowania okresu zatrudnienia

Nowe przepisy precyzyjnie regulują proces dokumentowania dodatkowych okresów wliczanych do okresu zatrudnienia. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy muszą znać swoje obowiązki w tym zakresie.

Zgodnie z Art. 5 nowelizacji, pracownik zatrudniony w dniu wejścia ustawy w życie, czyli 1 stycznia 2026 r., ma 24 miesiące na udokumentowanie dodatkowych okresów. Jest to termin nieprzekraczalny – po jego upływie pracodawca nie będzie miał obowiązku wliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia pracownika.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym dodatkowe okresy jest zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Wniosek o jego wydanie pracownik będzie musiał złożyć do ZUS wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą swojego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS (zgodnie z Art. 302² nowelizacji).

Checklista przygotowawcza dla działów kadr

Omówione zmiany są złożone i wymagają od działów kadr w jednostkach samorządowych starannego przygotowania. Aby ułatwić Państwu wdrożenie nowych regulacji, przygotowaliśmy listę kluczowych zadań do wykonania:

• Audyt akt osobowych: Zaleca się przegląd istniejącej dokumentacji pracowników pod kątem ewentualnych wcześniejszych umów cywilnoprawnych zawartych z Państwa jednostką, aby wstępnie oszacować skalę zmian.
• Komunikacja wewnętrzna: Należy przygotować plan informowania pracowników o nowych prawach oraz o ich obowiązku i terminie (24 miesiące) na udokumentowanie dodatkowych okresów zatrudnienia.
• Weryfikacja budżetowa: Konieczna jest analiza potencjalnych skutków finansowych (zwiększone wymiary urlopów, wyższe odprawy) i uwzględnienie ich w planach budżetowych na rok 2026 i lata kolejne.
• Aktualizacja procedur: Należy dostosować wewnętrzne regulaminy pracy i wynagradzania oraz procedury onboardingu do nowych zasad naliczania okresu zatrudnienia.
• Szkolenie personelu: Kluczowe jest zaplanowanie szkoleń dla pracowników działu kadr i płac w celu zapewnienia jednolitego i prawidłowego stosowania nowych przepisów od pierwszego dnia ich obowiązywania.

Przygotuj się na zmiany z AKADEMIĄ PRAWA SAMORZĄDOWEGO!

Aby pomóc Państwu wdrożyć nowe przepisy, uniknąć błędów i odpowiedzieć na wszystkie pytania, przygotowaliśmy dedykowane szkolenie online. Nasi eksperci w przystępny sposób omówią wszystkie praktyczne aspekty nowelizacji i wskażą, jak skutecznie zarządzać zmianą w Państwa jednostce.

Nie czekaj na ostatnią chwilę! Zdobądź niezbędną wiedzę i zapewnij zgodność działania Twojego urzędu z nowym prawem. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej i zapisać się na nasze szkolenie.

Program i rejestracja poniżej:
https://aps.clickmeeting.com/najnowsze-zmiany-w-prawie-pracy-perspektywa-samorzadowa-/register

akademia@akademprasam.pl

tel. +48 884 214 543

Website created in white label responsive website builder WebWave.